Formation gestion documentaire

Leçon 1 • Principes fondamentaux de la gestion des documents administratifs

Présente l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et l'utilisabilité comme principes directeurs. Ces normes guident toutes les politiques et procédures abordées dans les chapitres ultérieurs.

Leçon 2 • La profession de gestionnaire de documents administratifs

Aperçu des rôles professionnels, des certifications et des obligations éthiques. Établit un lien entre les responsabilités individuelles et les cadres de responsabilisation organisationnelle.

Leçon 3 • Valeur commerciale et organisationnelle

Quantifie la valeur opérationnelle, juridique et stratégique d'une gestion adéquate des documents. Prépare les étudiants à élaborer des arguments commerciaux internes en faveur d'un investissement dans le programme.

Leçon 4 • Paysage réglementaire et de conformité

Cartographie les catégories de facteurs réglementaires — vie privée, finances, santé et secteur public — sans citer de codes précis. Établit la conformité comme une obligation continue.

Leçon 1 • Utilisation active et maintenance

Aborde le stockage, l'accès, le contrôle des versions et la maintenance de routine pendant l'utilisation active. Établit un lien entre les pratiques de maintenance et les principes d'intégrité et d'utilisabilité.

Leçon 2 • Concepts et modèles du cycle de vie

Compare le modèle traditionnel du cycle de vie avec le modèle du continuum des documents. Clarifie quel modèle s'applique dans différents contextes organisationnels et réglementaires.

Leçon 3 • Élimination : destruction et archivage

Couvre la destruction autorisée, les décisions de conservation permanente et le transfert aux archives. S'assure que les étudiants n'appliquent l'élimination qu'après une autorisation appropriée.

Leçon 4 • Création et saisie

Couvre la façon dont les documents sont créés, reçus et saisis dans des systèmes gérés. Établit la saisie comme le point de contrôle critique pour l'authenticité.

Leçon 1 • Structures de dossiers électroniques

Traduit la logique du plan de classement en hiérarchies de dossiers sur les lecteurs partagés et dans les systèmes électroniques. Aborde les normes de dénomination, les limites de profondeur et la gouvernance des dossiers.

Leçon 2 • Systèmes de classement physique

Couvre les méthodes de classement alphabétique, numérique, alphanumérique et géographique pour les documents papier. Aborde la sélection de l'équipement, l'étiquetage et la planification de l'espace.

Leçon 3 • Élaboration d'un plan de classement

Guide les étudiants dans l'analyse des fonctions commerciales et leur mise en correspondance avec un plan de classement. Produit un artefact pratique utilisé dans la planification de la conservation et la configuration du système.

Leçon 4 • Schémas d'indexation et de métadonnées

Définit les vocabulaires contrôlés, les thésaurus et les schémas de métadonnées qui favorisent la recherche et la récupération. Établit un lien entre les décisions d'indexation et la configuration du système dans les chapitres ultérieurs.

Leçon 1 • Élaboration de règles de conservation

Applique la recherche réglementaire, l'analyse des besoins commerciaux et l'évaluation des risques pour établir les délais de conservation. Couvre la conciliation des exigences contradictoires entre les juridictions.

Leçon 2 • Principes fondamentaux du calendrier de conservation

Définit les délais de conservation, les déclencheurs et la structure d'une entrée de calendrier de conservation. Établit le calendrier comme l'instrument de gouvernance faisant autorité pour l'élimination.

Leçon 3 • Exécution et documentation de l'élimination

Couvre le flux de travail d'élimination de bout en bout, de l'examen au certificat de destruction. Assure une documentation prête à être vérifiée pour chaque action d'élimination.

Leçon 4 • Réalisation d'un inventaire des documents

Enseigne des méthodes d'enquête systématique pour identifier et documenter toutes les séries de documents. L'inventaire alimente directement l'élaboration du calendrier et l'analyse des écarts.

Leçon 1 • Documents de courriel et d'outils de collaboration

Aborde la saisie et la gestion des documents créés dans les plateformes de courriel, de messagerie et de collaboration. Établit des politiques de saisie automatique et de déclaration par l'utilisateur.

Leçon 2 • Caractéristiques des documents électroniques

Identifie les propriétés uniques des documents électroniques, y compris la dépendance au format, le risque de migration et les métadonnées intégrées. Distingue les défis de gestion de ceux des documents physiques.

Leçon 3 • Pistes de vérification et intégrité du système

Explique comment les journaux d'audit du système, les contrôles d'accès et les vérifications d'intégrité protègent les documents électroniques. Prépare les étudiants à configurer et à examiner les rapports de piste de vérification.

Leçon 4 • Configuration et mise en œuvre du système

Couvre le chargement du schéma de classification, la configuration des champs de métadonnées et la configuration des règles de conservation dans un système. Établit un lien entre les artefacts du plan de classement et du calendrier et le déploiement du système.

Leçon 1 • Opérations du centre de documents

Couvre l'étiquetage des boîtes, le suivi de l'emplacement, les flux de travail des demandes de récupération et les procédures de prêt. Établit des normes opérationnelles pour un centre de documents interne ou sous contrat.

Leçon 2 • Types de supports physiques et risques

Catalogue le papier, la microfiche, le microfilm et autres supports physiques avec leurs risques de détérioration spécifiques. Éclaire la conception de l'environnement de stockage et les priorités de préservation.

Leçon 3 • Protection des documents essentiels

Identifie les documents essentiels à la survie de l'organisation et établit des stratégies de protection. Établit un lien entre les programmes de documents essentiels et la planification de la continuité des activités.

Leçon 4 • Numérisation des documents physiques

Couvre les normes de numérisation, le contrôle de la qualité et la décision de détruire les originaux après la numérisation. Aborde l'admissibilité juridique des documents numérisés.

Leçon 1 • Réponse aux demandes d'accès à l'information

Guide les étudiants dans le processus de bout en bout de réponse aux demandes d'accès formelles. Couvre l'évaluation des exemptions, la rédaction et les délais de réponse.

Leçon 2 • Droits d'accès et restrictions

Définit qui peut accéder aux documents, à quelles conditions et comment l'accès est documenté. Établit des cadres d'accès basés sur les rôles et le besoin de savoir pour la gouvernance de l'accès.

Leçon 3 • Contrôles de sécurité de l'information

Applique le chiffrement, la sécurité physique et la réponse aux incidents à la protection des documents. Prépare les étudiants à collaborer avec la sécurité TI sur les risques propres aux documents.

Leçon 4 • Principes de confidentialité dans la gestion des documents administratifs

Applique la minimisation des données, la limitation des finalités et les droits des personnes concernées aux pratiques documentaires. Établit un lien entre les obligations de confidentialité et les décisions de saisie, de conservation et d'élimination.

Leçon 1 • Structures de gouvernance du programme

Définit les organes de gouvernance, les rôles et les droits décisionnels pour un programme de documents d'entreprise. Établit des mécanismes de responsabilisation qui soutiennent le programme dans le temps.

Leçon 2 • Élaboration de politiques et de procédures

Guide la rédaction, l'approbation et la maintenance des politiques et procédures de gestion des documents administratifs. Couvre la hiérarchie des politiques, de la politique d'entreprise aux procédures départementales.

Leçon 3 • Planification stratégique et feuille de route

Aligne le programme de documents avec la stratégie organisationnelle et élabore une feuille de route d'amélioration pluriannuelle. Couvre la planification des ressources, la définition d'indicateurs clés de performance (KPI) et les rapports à la direction.

Leçon 4 • Formation et gestion du changement

Conçoit des programmes de formation du personnel et des stratégies de gestion du changement pour les initiatives documentaires. Aborde la résistance, la planification des communications et la mesure de l'adoption.