Formation gestion documentaire

Leçon 1 • Principes fondamentaux de la gestion des archives

Présente l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et la convivialité comme principes directeurs. Ces normes guident chaque politique et procédure abordée dans les chapitres suivants.

Leçon 2 • La profession de gestionnaire d'archives

Passe en revue les rôles professionnels, les certifications et les obligations éthiques. Relie les responsabilités individuelles aux cadres de redevabilité organisationnelle.

Leçon 3 • Valeur commerciale et organisationnelle

Quantifie la valeur opérationnelle, juridique et stratégique des archives bien gérées. Prépare les étudiants à élaborer des arguments commerciaux internes pour l'investissement dans le programme.

Leçon 4 • Paysage réglementaire et de conformité

Cartographie les catégories de facteurs réglementaires – confidentialité, finances, santé et secteur public – sans citer de codes spécifiques. Établit la conformité comme une obligation continue.

Leçon 1 • Utilisation active et maintenance

Aborde le stockage, l'accès, le contrôle de version et la maintenance de routine pendant l'utilisation active. Relie les pratiques de maintenance aux principes d'intégrité et de convivialité.

Leçon 2 • Concepts et modèles de cycle de vie

Compare le modèle de cycle de vie traditionnel avec le modèle du continuum des archives. Clarifie quel modèle s'applique dans différents contextes organisationnels et réglementaires.

Leçon 3 • Disposition : destruction et archivage

Couvre la destruction autorisée, les décisions de conservation permanente et le transfert vers les archives. Garantit que les étudiants n'appliquent la disposition qu'après autorisation appropriée.

Leçon 4 • Création et capture

Couvre la création, la réception et la capture des archives dans des systèmes gérés. Établit la capture comme le point de contrôle critique pour l'authenticité.

Leçon 1 • Structures de dossiers électroniques

Traduit la logique du plan de classement en hiérarchies de dossiers sur les lecteurs partagés et les systèmes électroniques. Aborde les normes de nommage, les limites de profondeur et la gouvernance des dossiers.

Leçon 2 • Systèmes de classement physiques

Couvre les méthodes de classement alphabétique, numérique, alphanumérique et géographique pour les archives papier. Aborde la sélection des équipements, l'étiquetage et la planification de l'espace.

Leçon 3 • Développement d'un plan de classement

Guide les étudiants dans l'analyse des fonctions commerciales et leur mise en correspondance avec un plan de classement. Produit un artefact pratique utilisé dans la planification de la conservation et la configuration du système.

Leçon 4 • Schémas d'indexation et de métadonnées

Définit les vocabulaires contrôlés, les thésaurus et les schémas de métadonnées qui prennent en charge la recherche et la récupération. Relie les décisions d'indexation à la configuration du système dans les chapitres suivants.

Leçon 1 • Développement de règles de conservation

Applique la recherche réglementaire, l'analyse des besoins commerciaux et l'évaluation des risques pour fixer les durées de conservation. Couvre la conciliation d'exigences contradictoires entre juridictions.

Leçon 2 • Principes fondamentaux du calendrier de conservation

Définit les durées de conservation, les événements déclencheurs et l'anatomie d'une entrée de calendrier de conservation. Établit le calendrier comme l'instrument de gouvernance faisant autorité pour la disposition.

Leçon 3 • Exécution et documentation de la disposition

Couvre le flux de travail de disposition de bout en bout, de l'examen au certificat de destruction. Garantit une documentation vérifiable pour chaque action de disposition.

Leçon 4 • Réalisation d'un inventaire des archives

Enseigne des méthodes d'enquête systématique pour identifier et documenter toutes les séries d'archives. L'inventaire alimente directement le développement du calendrier et l'analyse des lacunes.

Leçon 1 • Archives des courriels et des outils de collaboration

Aborde la capture et la gestion des archives créées dans les courriels, la messagerie et les plateformes de collaboration. Établit des politiques pour la capture automatique et les archives déclarées par l'utilisateur.

Leçon 2 • Caractéristiques des archives électroniques

Identifie les propriétés uniques des archives électroniques, y compris la dépendance au format, le risque de migration et les métadonnées intégrées. Distingue les défis de gestion de ceux des archives physiques.

Leçon 3 • Journaux d'audit et intégrité du système

Explique comment les journaux d'audit du système, les contrôles d'accès et les vérifications d'intégrité protègent les archives électroniques. Prépare les étudiants à configurer et à examiner les rapports de journal d'audit.

Leçon 4 • Configuration et mise en œuvre du système

Couvre le chargement du schéma de classification, la configuration des champs de métadonnées et la configuration des règles de conservation dans un système. Relie les artefacts du plan de classement et du calendrier au déploiement du système.

Leçon 1 • Opérations du centre d'archives

Couvre l'étiquetage des boîtes, le suivi de l'emplacement, les flux de travail de demande de récupération et les procédures de prêt. Établit des normes opérationnelles pour un centre d'archives interne ou sous contrat.

Leçon 2 • Types de supports physiques et risques

Catalogue le papier, la microforme et autres supports physiques avec leurs risques de détérioration spécifiques. Informe la conception de l'environnement de stockage et les priorités de préservation.

Leçon 3 • Protection des archives essentielles

Identifie les archives essentielles à la survie de l'organisation et établit des stratégies de protection. Relie les programmes d'archives essentielles à la planification de la continuité des activités.

Leçon 4 • Numérisation des archives physiques

Couvre les normes de numérisation, le contrôle qualité et la décision de détruire les originaux après numérisation. Aborde l'admissibilité juridique des documents numérisés.

Leçon 1 • Réponse aux demandes d'accès à l'information

Guide les étudiants à travers le processus de bout en bout de réponse aux demandes d'accès formelles. Couvre l'évaluation des exemptions, la rédaction et les délais de réponse.

Leçon 2 • Droits d'accès et restrictions

Définit qui peut accéder aux archives, sous quelles conditions et comment l'accès est documenté. Établit des cadres d'accès basés sur les rôles et le besoin d'en connaître pour la gouvernance de l'accès.

Leçon 3 • Contrôles de sécurité de l'information

Applique le chiffrement, la sécurité physique et la réponse aux incidents à la protection des archives. Prépare les étudiants à collaborer avec la sécurité informatique sur les risques spécifiques aux archives.

Leçon 4 • Principes de confidentialité dans la gestion des archives

Applique la minimisation des données, la limitation des finalités et les droits des personnes concernées aux pratiques archivistiques. Relie les obligations de confidentialité aux décisions de capture, de conservation et de disposition.

Leçon 1 • Structures de gouvernance du programme

Définit les organes de gouvernance, les rôles et les droits décisionnels pour un programme d'archives d'entreprise. Établit des mécanismes de redevabilité qui soutiennent le programme dans le temps.

Leçon 2 • Élaboration de politiques et de procédures

Guide la rédaction, l'approbation et la maintenance des politiques et procédures de gestion des archives. Couvre la hiérarchie des politiques, de la politique d'entreprise aux procédures départementales.

Leçon 3 • Planification stratégique et feuille de route

Aligne le programme d'archives sur la stratégie organisationnelle et élabore une feuille de route d'amélioration pluriannuelle. Couvre la planification des ressources, la définition d'indicateurs clés de performance et les rapports à la direction.

Leçon 4 • Formation et gestion du changement

Conçoit des programmes de formation du personnel et des stratégies de gestion du changement pour les initiatives d'archives. Aborde la résistance, la planification de la communication et la mesure de l'adoption.