Kurs Assistenz der Geschäftsleitung (Executive Assistant)

Lektion 1 • Berufsethik und Grenzen

Legt ethische Standards, das Setzen von Grenzen und das Bewusstsein für Interessenkonflikte fest. Stellt sicher, dass Assistentinnen in sensiblen Situationen Integrität wahren.

Lektion 2 • Definition der Rolle als Vorstandsassistentin

Verdeutlicht die Unterscheidung zwischen administrativer und vorstandsbezogener Unterstützung. Legt die Grundlage für das Verständnis von Umfang, Befugnissen und beruflichen Erwartungen.

Lektion 3 • Kernkompetenzen und Denkweise

Identifiziert die technischen und verhaltensbezogenen Kompetenzen, die für Spitzenleistungen erforderlich sind. Baut Selbstbewusstsein als Ausgangspunkt für berufliche Weiterbildung auf.

Lektion 4 • Die Welt Ihrer Führungskraft verstehen

Lehrt Assistentinnen, die Prioritäten, den Kommunikationsstil und die Entscheidungsmuster ihrer Führungskraft zu analysieren. Ermöglicht von Anfang an vorausschauende Unterstützung.

Lektion 1 • Besprechungslogistik und -vorbereitung

Lehrt die durchgängige Besprechungskoordination von Einladungen bis zur Nachbereitung nach der Besprechung. Stellt sicher, dass Besprechungen zielgerichtet und gut ausgestattet sind.

Lektion 2 • Globale Terminplanung und Zeitzonenkoordination

Behandelt die Terminplanung über internationale Zeitzonen und kulturelle Besprechungsnormen hinweg. Bereitet Assistentinnen auf die Unterstützung global verteilter Führungsteams vor.

Lektion 3 • Grundsätze der Kalenderführung

Führt Zeitblockung, prioritätsbasierte Terminplanung und Kalenderarchitektur ein. Verbindet Terminplanungsentscheidungen mit den Produktivitätsergebnissen der Führungskraft.

Lektion 4 • Management mehrerer Führungskräfte und Kalender

Behandelt die Komplexität der gleichzeitigen Unterstützung von mehr als einer Führungskraft. Entwickelt Systeme zur Konfliktlösung und Auslastungsbalance.

Lektion 1 • Professionelle E-Mail- und Posteingangsverwaltung

Behandelt Posteingangs-Triage, Antwortpriorisierung und E-Mail-Delegationssysteme. Reduziert die kognitive Belastung der Führungskraft durch strukturierte Posteingangsverwaltung.

Lektion 2 • Formate und Standards für Geschäftsschreiben

Führt Memos, Berichte, Executive Summaries und formelle Briefe ein. Stellt sicher, dass Assistentinnen Dokumente erstellen, die den organisatorischen und beruflichen Standards entsprechen.

Lektion 3 • Schreiben im Namen von Führungskräften

Lehrt die Anpassung der Ausdrucksweise, die Kalibrierung des Tons und das Verfassen von Korrespondenz im Namen der Führungskraft. Baut Vertrauen in die Erstellung wichtiger schriftlicher Kommunikation auf.

Lektion 4 • Interne und externe Stakeholder-Kommunikation

Behandelt Kommunikationsstrategien für Vorstandsmitglieder, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Entwickelt Anpassungsfähigkeit über verschiedene Zielgruppen und Kommunikationskontexte hinweg.

Lektion 1 • Spesenabrechnung und -abgleich

Behandelt das Sammeln von Belegen, die Kategorisierung von Spesen und die Prozesse zur Einreichung von Berichten. Sorgt für eine genaue und rechtzeitige Finanzdokumentation nach der Reise.

Lektion 2 • Grundlagen der Geschäftsreiseplanung

Führt die Einhaltung von Reiserichtlinien, Buchungstools und Lieferantenbeziehungen ein. Legt die Basis für eine effiziente und kostengünstige Reisekoordination.

Lektion 3 • Internationale Reiseanforderungen

Behandelt Prozesse für Reisepass, Visum, Einreisedokumente und gesundheitliche Anforderungen. Bereitet Assistentinnen darauf vor, die Compliance bei internationalen Reisen proaktiv zu managen.

Lektion 4 • Reiserisiko- und Notfallplanung

Entwickelt Protokolle für Flugannullierungen, Verspätungen und Notfälle im Ausland. Stellt sicher, dass Führungskräfte Unterstützung und Alternativen haben, wenn Störungen auftreten.

Lektion 1 • Umgang mit vertraulichen Informationen

Lehrt Klassifizierungsstufen, Zugriffskontrollen und den sicheren Austausch sensibler Materialien. Verstärkt die Rolle der Assistentin als vertrauenswürdige Informationsverwalterin.

Lektion 2 • Ablagesysteme und Informationsarchitektur

Führt logische Ablagestrukturen für physische und digitale Dokumente ein. Ermöglicht schnelles Wiederauffinden und konsistente Organisation im gesamten Büro.

Lektion 3 • Digitale Zusammenarbeit und Cloud-Tools

Führt gemeinsam genutzte Laufwerke, Kollaborationsplattformen und Arbeitsabläufe zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten ein. Verbindet das Dokumentenmanagement mit modernen, verteilten Arbeitsumgebungen.

Lektion 4 • Standards für Dokumentenerstellung und -formatierung

Behandelt Vorlagen, Styleguides und Formatierungskonsistenz für Geschäftsdokumente. Stellt sicher, dass alle Ergebnisse die Marke und die professionellen Standards der Organisation widerspiegeln.

Lektion 1 • Budgetplanung und Kostenkontrolle

Lehrt Veranstaltungsbudgetierung, Kostenverfolgung und Abweichungsmanagement. Hält Veranstaltungen finanziell verantwortlich und im Einklang mit den organisatorischen Ressourcen.

Lektion 2 • Nachbereitung und Berichterstattung nach der Veranstaltung

Behandelt das Einholen von Teilnehmerfeedback, den Budgetabgleich und die Dokumentation von gewonnenen Erkenntnissen. Treibt die kontinuierliche Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen voran.

Lektion 3 • Grundlagen der Veranstaltungsplanung

Führt Veranstaltungstypen, Planungszeitpläne und die Definition des Umfangs ein. Etabliert die für eine erfolgreiche Veranstaltungsdurchführung erforderliche Projektmanagement-Denkweise.

Lektion 4 • Auswahl von Veranstaltungsorten und Anbietermanagement

Behandelt Standortbewertung, Vertragsverhandlung und das Management von Anbieterbeziehungen. Stellt sicher, dass Veranstaltungen in angemessenen, gut ausgestatteten Umgebungen stattfinden.

Lektion 1 • Systeme zur Aufgabenverfolgung und Priorisierung

Behandelt Tools für das Aufgabenmanagement, Rahmenwerke zur Priorisierung und die Fristenverfolgung. Stellt sicher, dass in Arbeitsumgebungen mit hohem Volumen nichts übersehen wird.

Lektion 2 • Berichterstattung über den Fortschritt an Führungskräfte

Behandelt Formate für Statusaktualisierungen, die Erstellung von Dashboards und prägnante mündliche Kurzberichte. Hält Führungskräfte informiert, ohne sie mit Details zu überfordern.

Lektion 3 • Koordination über Teams und Abteilungen hinweg

Lehrt abteilungsübergreifende Koordination, die Abbildung von Abhängigkeiten und die Kommunikation über Teams hinweg. Ermöglicht es Assistentinnen, Projekte ohne direkte Weisungsbefugnis voranzubringen.

Lektion 4 • Grundlagen des Projektmanagements für Assistentinnen

Führt den Projektlebenszyklus, den Umfang und die für die Koordination auf Assistentinnenebene relevante Schlüsselterminologie ein. Baut die konzeptionelle Grundlage für das systematische Management von Arbeit auf.

Lektion 1 • Effektives Führen nach oben

Behandelt Techniken für die Kommunikation nach oben, das Setzen von Erwartungen und die Beratung von Führungskräften. Stärkt die Fähigkeit der Assistentin, das Verhalten von Führungskräften konstruktiv zu gestalten.

Lektion 2 • Karriereentwicklung und berufliches Wachstum

Leitet Assistentinnen an, einen Karriereplan zu erstellen, Mentoring zu suchen und ihre berufliche Marke auszubauen. Sichert langfristiges Wachstum über die aktuelle Rolle hinaus.

Lektion 3 • Einflussnahme ohne formelle Autorität

Lehrt Überzeugung, Beziehungshebel und den Aufbau von Glaubwürdigkeit über alle Organisationsebenen hinweg. Befähigt Assistentinnen, Ergebnisse ohne direkte Führungsbefugnis zu erzielen.

Lektion 4 • Eine vertrauenswürdige strategische Partnerin werden

Definiert den Wandel von der Aufgabenausführenden zur strategischen Beraterin und wie dieses Vertrauen gewonnen werden kann. Baut die Verhaltensweisen und die Denkweise auf, die für eine Partnerschaft auf Führungsebene erforderlich sind.