Kurs Schulsekretär/in

Lektion 1 • Umgang mit Schulrichtlinien und Handbüchern

Lehrt, wie man schulische Richtliniendokumente findet, interpretiert und in der täglichen Arbeit anwendet. Reduziert Fehler, die durch Missverständnisse von Richtlinien entstehen.

Lektion 2 • Kernaufgaben und tägliche Verantwortlichkeiten

Identifiziert das gesamte Spektrum der täglichen Aufgaben, die eine Schulsekretärin ausführt. Verbindet Routineaufgaben mit übergeordneten Schulzielen.

Lektion 3 • Berufliche Standards und Ethik

Definiert die ethischen Verpflichtungen und Verhaltensstandards, die von Mitarbeitern im Schulsekretariat erwartet werden. Gründet professionelles Verhalten auf Verantwortlichkeit und Vertrauen.

Lektion 1 • E-Mail- und Kalenderführung

Lehrt professionelle E-Mail-Gestaltung und Kalenderkoordination für das Schulpersonal. Unterstützt effiziente Terminplanungs- und Kommunikationsabläufe.

Lektion 2 • Textverarbeitung und Dokumentenerstellung

Entwickelt Fähigkeiten im Erstellen, Formatieren und Speichern professioneller Dokumente. Unterstützt direkt die Aufgaben der Korrespondenz- und Berichtserstellung.

Lektion 3 • Computer- und Hardware-Grundlagen

Behandelt die physische Ausstattung in einem Schulsekretariat und grundlegende Bedienfähigkeiten. Stellt sicher, dass Studierende gängige Hardwareprobleme einrichten und beheben können.

Lektion 4 • Schulische Informationssysteme

Führt in die in Schulen üblichen Schülerinformations- und Verwaltungsplattformen ein. Bereitet Studierende darauf vor, Daten korrekt einzugeben, abzurufen und zu berichten.

Lektion 1 • Ablage, Aufbewahrung und Entsorgung

Etabliert Systeme zur Organisation, Aufbewahrung und sicheren Entsorgung von Akten. Unterstützt die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen für Unterlagen.

Lektion 2 • Arten von Schülerakten

Identifiziert die Kategorien von Akten, die eine Schule führt, und deren Zwecke. Schafft die Grundlage für alle Aufgaben der Schriftgutverwaltung.

Lektion 3 • Schüleraufnahme und -registrierung

Führt durch den gesamten Aufnahmeprozess von der ersten Anfrage bis zum aktiven Schülerstatus. Stellt eine genaue Datenerfassung am Eintrittspunkt sicher.

Lektion 4 • Datenrichtigkeit und -integrität wahren

Lehrt Methoden zur Überprüfung und Korrektur von Schülerdaten im Zeitverlauf. Reduziert Fehler, die sich auf Berichterstattung und Schülerdienste auswirken.

Lektion 1 • Verfahren zur täglichen Anwesenheitserfassung

Behandelt den schrittweisen Prozess zur Erfassung und Überprüfung der Anwesenheit an jedem Schultag. Stellt sicher, dass kein Schüler bei der täglichen Verfolgung übersehen wird.

Lektion 2 • Abwesenheitsdokumentation und Entschuldigungsbearbeitung

Lehrt, wie Abwesenheitsnachweise von Familien entgegengenommen, bewertet und abgelegt werden. Verbindet Dokumentationspraktiken mit akkurater Aktenführung.

Lektion 3 • Anwesenheitsrichtlinien und -definitionen

Klärt die Unterscheidungen zwischen entschuldigten, unentschuldigten und verspäteten Abwesenheiten gemäß der Schulrichtlinie. Bietet den konzeptionellen Rahmen für alle Anwesenheitsaufgaben.

Lektion 1 • Briefe, Memos und Mitteilungen

Lehrt die Formate und Zwecke gängiger Schuldokumente. Befähigt Studierende, Standardkorrespondenz selbstständig zu entwerfen.

Lektion 2 • Grundlagen der schriftlichen Kommunikation

Behandelt Grammatik, Tonfall und Struktur für professionelle Schulkorrespondenz. Reduziert Missverständnisse durch unklare oder unprofessionelle Schreiben.

Lektion 3 • Digitale und Massenkommunikationswerkzeuge

Führt in schulweite Nachrichtenplattformen und digitale Kommunikationskanäle ein. Erweitert die Kommunikationsreichweite bei gleichzeitiger Wahrung der Professionalität.

Lektion 4 • Telefon- und Empfangskommunikation

Entwickelt professionelle Telefon- und persönliche Empfangsfähigkeiten für das Schulsekretariat. Schafft einen positiven ersten Eindruck bei allen Besuchern und Anrufern.

Lektion 1 • Bestellungen und Beschaffung

Behandelt den Prozess der Anforderung, Genehmigung und Verfolgung von Einkäufen für Schulmaterial. Stellt die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien sicher.

Lektion 2 • Finanzielle Aufzeichnungen und Berichterstattung

Baut Fähigkeiten zur Führung von Finanzprotokollen und zur Erstellung von zusammenfassenden Berichten für die Verwaltung auf. Unterstützt die Prüfungsbereitschaft und finanzielle Transparenz.

Lektion 3 • Grundlagen des Schulbudgets verstehen

Erklärt, wie Schulbudgets strukturiert sind und welche Rolle die Sekretärin bei deren Überwachung spielt. Bietet Kontext für alle Aufgaben der Finanzverwaltung.

Lektion 4 • Einzug und Quittierung von Geldern

Behandelt den Empfang von Zahlungen von Familien für Gebühren, Aktivitäten und Veranstaltungen. Verhindert finanzielle Unstimmigkeiten durch ordnungsgemäße Quittierung.

Lektion 1 • Planung und Unterstützung von Schulveranstaltungen

Behandelt die administrativen Aufgaben, die mit der Organisation von schulischen Veranstaltungen und Aktivitäten verbunden sind. Stellt sicher, dass Veranstaltungen gut dokumentiert und logistisch unterstützt werden.

Lektion 2 • Planung von Besprechungen und Terminen

Entwickelt Fähigkeiten in der Terminplanung für Verwaltung, Personal und Elterngespräche. Reduziert Terminkonflikte durch systematische Koordination.

Lektion 3 • Raumnutzung und Raumreservierungen

Lehrt den Prozess der Reservierung und Verwaltung von Schulräumen für interne und externe Nutzung. Verhindert Doppelbuchungen und unbefugte Raumnutzung.

Lektion 1 • Schüler-Gesundheitsakten und Medikamente

Behandelt die Verwaltung von Schüler-Gesundheitsinformationen und Aufzeichnungen zur Medikamentengabe. Stellt sicher, dass Gesundheitsdaten korrekt, zugänglich und geschützt sind.

Lektion 2 • Besuchermanagement und Schulsicherheit

Legt Verfahren zur Kontrolle des Zugangs zum Schulgelände fest. Schützt Schüler und Personal durch konsequente Besucherüberprüfung.

Lektion 3 • Notfallpläne und -übungen

Behandelt die spezifischen Verantwortlichkeiten der Sekretärin während Notfallübungen und realen Vorfällen. Stellt sicher, dass das Sekretariat als zuverlässiger Kommandounterstützungspunkt fungiert.

Lektion 4 • Meldung von Sicherheitsvorfällen und Gefahren

Lehrt, wie Sicherheitsvorfälle und physische Gefahren dokumentiert und eskaliert werden. Unterstützt eine proaktive Schulsicherheitskultur.