Ausbildung Dokumentationsfachkraft (Dokumentar/in)

Lektion 1 • Die Rolle und der Aufgabenbereich des Dokumentars

Definiert den Beruf, seine Grenzen und seinen Wert in Organisationen. Verankert alle nachfolgenden Fähigkeiten in einer klaren beruflichen Identität.

Lektion 2 • Grundlagen des Informationslebenszyklus

Verfolgt ein Dokument von der Erstellung bis zur Aussonderung und erklärt jede Phase des Lebenszyklus. Bietet den konzeptionellen Rahmen für alle späteren Workflow-Entscheidungen.

Lektion 3 • Dokumenttypen und ihre Funktionen

Bietet einen Überblick über die wichtigsten Dokumentkategorien in verschiedenen Sektoren und erklärt ihre funktionalen Unterschiede. Ermöglicht von Anfang an eine genaue Identifizierung und Handhabung.

Lektion 1 • Erwerbung von Primär- und Sekundärquellen

Behandelt die Erwerbung von originären Produzenten und vermittelnden Quellen, einschließlich Kauf, Schenkung und Übernahme. Verbindet den Quellentyp mit der Provenienzintegrität.

Lektion 2 • Aussonderung und Bestandserhaltung

Legt Kriterien für die Entnahme veralteter oder redundanter Materialien und die Erhaltung der Bestandsgesundheit fest. Stellt sicher, dass die Bestände im Laufe der Zeit korrekt und nutzbar bleiben.

Lektion 3 • Bedarfsermittlung und Bestandspolitik

Lehrt, wie Nutzerbedürfnisse analysiert und in eine schriftliche Bestandspolitik umgesetzt werden. Verankert alle Erwerbungsentscheidungen in der dokumentierten Organisationsstrategie.

Lektion 1 • Qualitätskontrolle in der Katalogisierung

Etabliert Überprüfungsprozesse und Arbeitsabläufe zur Fehlerkorrektur für bibliografische Datensätze. Sichert die Zuverlässigkeit des Katalogs und unterstützt die langfristige Datenintegrität.

Lektion 2 • Katalogisierung von Spezial- und komplexen Materialien

Wendet deskriptive Grundsätze auf Nicht-Standardformate wie Karten, Multimedia und Datensätze an. Bereitet die Studierenden auf das gesamte Spektrum der in der Praxis vorkommenden Materialien vor.

Lektion 3 • Deskriptive Standards und Schemata

Bietet einen Überblick über die wichtigsten deskriptiven Standards und Metadatenschemata, die in der beruflichen Praxis verwendet werden. Ermöglicht den Studierenden, das geeignete Schema für jeden Dokumenttyp auszuwählen und anzuwenden.

Lektion 4 • Normdatenkontrolle und kontrollierte Vokabulare

Erklärt, wie Normdateien und kontrollierte Vokabulare die Einheitlichkeit über Datensätze hinweg gewährleisten. Verbessert direkt die Präzision der Recherche in jedem Katalog oder jeder Datenbank.

Lektion 1 • Indexierungsprinzipien und -techniken

Lehrt manuelle und automatisierte Indexierungsmethoden zur Extraktion und Zuweisung von Schlagwörtern. Unterstützt direkt die Rechercheeffektivität jedes Dokumentensystems.

Lektion 2 • Wichtige Klassifikationssysteme

Bietet einen Überblick über weit verbreitete universelle und spezielle Klassifikationssysteme und ihre Anwendungskontexte. Ermöglicht eine fundierte Systemauswahl für unterschiedliche organisatorische Rahmenbedingungen.

Lektion 3 • Thesaurusdesign und -verwaltung

Leitet die Studierenden beim Aufbau und der Pflege eines Fach-Thesaurus für die kontrollierte Indexierung an. Erweitert die Fähigkeiten der Normdatenkontrolle auf die aktive Vokabularverwaltung.

Lektion 4 • Bewertung der Rechercheeffektivität

Führt in die Konzepte von Precision, Recall und nutzerorientierte Metriken zur Bewertung der Indexierungsqualität ein. Schließt den Kreislauf zwischen Klassifikationsentscheidungen und tatsächlichen Rechercheergebnissen.

Lektion 1 • Architektur von Dokumentenmanagementsystemen

Erklärt die Komponenten, Ebenen und Datenflüsse eines Dokumentenmanagementsystems. Vermittelt die technische Kompetenz, die zur Konfiguration und Fehlerbehebung jeder Plattform erforderlich ist.

Lektion 2 • Zugriffskontrolle und Sicherheit

Etabliert Berechtigungsmodelle, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Sicherheitsprotokolle für Dokumentensysteme. Schützt sensible Informationen und ermöglicht gleichzeitig angemessenen Zugriff.

Lektion 3 • Dokumenterfassung und -aufnahme

Behandelt Scannen, OCR und automatisierte Aufnahmeworkflows für die Konvertierung physischer und original digitaler Inhalte. Gewährleistet einen konsistenten, hochwertigen Input in das Dokumentensystem.

Lektion 4 • Systemadministration und -wartung

Behandelt routinemäßige Administrationsaufgaben wie Backups, Benutzerverwaltung und Leistungsüberwachung. Gewährleistet die Systemzuverlässigkeit und unterstützt den kontinuierlichen Betrieb.

Lektion 1 • Aufbewahrungsfristenplanung

Leitet die Erstellung von Aufbewahrungsfristen an, die betriebliche, rechtliche und archivische Anforderungen in Einklang bringen. Sorgt für eine vertretbare, konsistente Verfügung in der gesamten Organisation.

Lektion 2 • Design eines Programms zur Schriftgutverwaltung

Behandelt die Komponenten eines formalen Programms zur Schriftgutverwaltung und wie es eingerichtet wird. Bietet die Governance-Struktur für alle nachfolgenden Aktivitäten zur Kontrolle von Unterlagen.

Lektion 3 • Vitale Unterlagen und Betriebskontinuität

Identifiziert vitale Unterlagen und integriert ihren Schutz in die Kontinuitätsplanung. Stellt sicher, dass kritische Informationen Störungen überstehen und die organisatorische Erholung unterstützen.

Lektion 4 • Verfügung und Rechtliche Aufbewahrungspflicht

Behandelt autorisierte Vernichtung, Übergabe an ein Archiv und die Aussetzung der Verfügung aufgrund einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht. Gewährleistet in jeder Phase eine rechtlich vertretbare Verfügung von Unterlagen.

Lektion 1 • Erhaltungsmetadaten und Audit

Erklärt Erhaltungsmetadatenschemata und Audit-Frameworks zur Überprüfung der digitalen Integrität. Stellt die Rechenschaftspflicht und langfristige Vertrauenswürdigkeit erhaltener Bestände sicher.

Lektion 2 • Strategien zur digitalen Langzeitarchivierung

Behandelt Migrations-, Emulations- und Normalisierungsstrategien zur langfristigen Erhaltung digitaler Objekte. Adressiert die einzigartigen Obsoleszenzrisiken original digitaler und digitalisierter Inhalte.

Lektion 3 • Digitalisierung zur Bestandserhaltung

Lehrt Digitalisierungs-Workflows, Formatauswahl und Qualitätsbenchmarks für bestandsschonendes Scannen. Erzeugt zuverlässige digitale Surrogate, die den Zugang zu fragilen Originalen erweitern.

Lektion 4 • Physische Erhaltung analoger Materialien

Behandelt Umgebungskontrollen, Verpackung und Handhabungsstandards für Papier, Film und andere physische Formate. Reduziert direkt die Verfallsraten in physischen Beständen.

Lektion 1 • Neuerwerbungsdienst und Dissemination

Lehrt die selektive Informationsdissemination und Neuerwerbungsdienste, die auf Benutzerprofile zugeschnitten sind. Liefert proaktiv relevante Dokumente an Benutzer, ohne dass eine aktive Suche erforderlich ist.

Lektion 2 • Auskunfts- und Informationsdienste

Behandelt das Auskunftsgespräch, die Formulierung von Suchstrategien und die Antwortbereitstellung bei Dokumentenanfragen. Baut die Kerninteraktionsfähigkeiten des professionellen Dokumentdienstes auf.

Lektion 3 • Benutzerinformationsbedürfnisse verstehen

Wendet Methoden der Nutzerforschung an, um Informationsbedürfnisse über Nutzergruppen hinweg zu identifizieren und zu analysieren. Gründet jegliches Service-Design auf ein evidenzbasiertes Verständnis des tatsächlichen Bedarfs.

Lektion 4 • Evaluierung und Verbesserung von Diensten

Führt in Service-Evaluierungs-Frameworks, Messung der Benutzerzufriedenheit und kontinuierliche Verbesserungszyklen ein. Schließt die Feedback-Schleife zwischen Serviceerbringung und Benutzerergebnissen.