Formation gestion administrative

Leçon 1 • Définition de la fonction back-office

Couvre le périmètre, l'objectif et les limites du travail de back-office au sein d'une organisation. Fournit la base conceptuelle de toute la formation opérationnelle ultérieure.

Leçon 2 • Structure organisationnelle et lignes hiérarchiques

Explique les hiérarchies de services, les structures d'équipe et les relations hiérarchiques. Permet au personnel de naviguer dans l'organisation et de comprendre les responsabilités.

Leçon 3 • Introduction aux outils et systèmes de travail

Présente les plateformes logicielles, les disques partagés et les outils de communication utilisés quotidiennement. Permet au personnel de se connecter, de naviguer et d'effectuer des tâches de base dès le premier jour.

Leçon 4 • Parties prenantes clés et canaux de communication

Identifie les parties prenantes internes et externes ainsi que les canaux appropriés pour chaque interaction. Développe la connaissance des protocoles de communication qui régissent les opérations quotidiennes.

Leçon 1 • Politiques de conservation et d'élimination des enregistrements

Explique les calendriers de conservation, les concepts de conservation légale et les procédures d'élimination sécurisées. Assure la conformité avec les obligations de tenue de registres organisationnelles et réglementaires.

Leçon 2 • Systèmes de classification et d'archivage des documents

Couvre les taxonomies, les structures de dossiers et le marquage des métadonnées pour les enregistrements physiques et numériques. Permet une récupération rapide et une organisation cohérente au sein de l'équipe.

Leçon 3 • Confidentialité des données et contrôles d'accès

Aborde les niveaux de classification des données, l'accès basé sur les rôles et les obligations de confidentialité. Protège les informations sensibles et limite l'exposition au risque non autorisée.

Leçon 4 • Normes et bonnes pratiques de saisie de données

Définit les règles de formatage, les conventions de dénomination et les normes de saisie pour tous les types de données. Établit la base d'exactitude requise pour les processus en aval.

Leçon 1 • Priorisation des flux de travail et gestion des délais

Présente la gestion des files d'attente, la connaissance des SLA et les méthodes de priorisation des tâches. Permet au personnel de respecter les délais de traitement dans des conditions de charge de travail variables.

Leçon 2 • Cycle de vie d'une transaction et autorisation

Cartographie chaque étape d'une transaction, de l'initiation au règlement, et identifie les exigences d'autorisation. Fournit le cadre structurel pour toutes les tâches de traitement.

Leçon 3 • Gestion des exceptions et résolution des erreurs

Définit les catégories d'exceptions, les déclencheurs d'escalade et les flux de résolution. Équipe le personnel pour gérer les échecs de traitement sans perturber le débit global.

Leçon 4 • Techniques de rapprochement

Enseigne les méthodes et le calendrier de rapprochement des comptes, des banques et des comptes interentreprises. Développe la capacité à identifier et résoudre les écarts avant la clôture de la période.

Leçon 1 • Procédures de signalement d'incidents et d'escalade

Définit les incidents à signaler, les délais de signalement et les chaînes d'escalade pour les violations de conformité. Assure une divulgation rapide et précise des incidents aux bonnes parties.

Leçon 2 • Cadres de contrôle interne

Présente les objectifs de contrôle, les types de contrôle et le principe de séparation des tâches. Fournit la base conceptuelle pour évaluer et appliquer les contrôles dans le travail quotidien.

Leçon 3 • Obligations réglementaires dans les opérations de back-office

Présente les catégories de réglementation affectant le travail de back-office : protection des données, reporting financier et exigences anti-fraude. Clarifie les obligations du personnel sans faire référence à des codes spécifiques.

Leçon 4 • Identification et évaluation des risques

Enseigne les catégories de risques opérationnels, l'évaluation vraisemblance-impact et les registres des risques. Permet au personnel de reconnaître et documenter les risques avant qu'ils ne s'aggravent.

Leçon 1 • Reporting de gestion et analyse des écarts

Couvre les modèles de rapport, le calcul des écarts entre le réalisé et le budget et la rédaction de commentaires. Permet au personnel de produire des informations de gestion exploitables dans les délais impartis.

Leçon 2 • Délais de reporting et remise aux parties prenantes

Aborde les calendriers de délais, les attentes des parties prenantes et l'escalade lorsque les délais sont menacés. Garantit que les rapports parviennent aux bons destinataires avec précision et à temps.

Leçon 3 • Exécution de la liste de contrôle de clôture de fin de période

Parcourt la séquence des tâches de clôture : provisions, charges constatées d'avance, ajustements de coupure et validations. Développe une exécution disciplinée du cycle de clôture mensuel et trimestriel.

Leçon 4 • Principes de base des comptes interentreprises et de la consolidation

Présente les éliminations interentreprises, les concepts de prix de transfert et les exigences de reporting de groupe. Prépare le personnel travaillant dans des environnements multi-entités pour les tâches de consolidation.

Leçon 1 • Gestion du cycle de vie des contrats

Cartographie les étapes du contrat, de la rédaction au renouvellement ou à la résiliation, et identifie les obligations du back-office à chaque étape. Développe la connaissance des dates clés et des risques contractuels.

Leçon 2 • Flux de travail des bons de commande et des achats

Explique la création de demandes d'achat, le circuit d'approbation et l'émission des bons de commande. Relie les étapes des achats au traitement des paiements abordé au chapitre 3.

Leçon 3 • Intégration des fournisseurs et configuration des données de base

Couvre l'examen de la demande fournisseur, les vérifications de diligence raisonnable et la saisie des données de base. Garantit que seuls les fournisseurs approuvés et enregistrés avec précision entrent dans le système d'achat.

Leçon 4 • Suivi de la performance des fournisseurs

Présente les KPI pour la performance des fournisseurs, la tenue des tableaux de bord et l'escalade des problèmes. Permet au personnel du back-office de soutenir des décisions d'approvisionnement éclairées.

Leçon 1 • Déductions, avantages sociaux et obligations légales

Aborde les déductions volontaires, l'inscription aux avantages sociaux et les catégories de retenues obligatoires. Garantit que les déductions sont appliquées correctement et déclarées à temps.

Leçon 2 • Confidentialité et sécurité des données de paie

Renforce les obligations de protection des données spécifiques à la paie et aux informations des employés. S'appuie sur les principes de confidentialité des données introduits au chapitre 2.

Leçon 3 • Principes fondamentaux du traitement de la paie

Couvre les types de cycles de paie, la logique de calcul du brut au net et la validation des données d'entrée de la paie. Fournit la base opérationnelle pour soutenir les exécutions de paie.

Leçon 4 • Rapprochement et reporting de la paie

Couvre le rapprochement du journal de paie, l'investigation des écarts et le reporting légal de la paie. Relie les sorties de paie au cycle de reporting financier du chapitre 5.

Leçon 1 • Opportunités d'automatisation dans le travail de back-office

Présente l'automatisation basée sur des règles, les outils de flux de travail et les critères d'éligibilité à l'automatisation. Prépare le personnel à identifier et promouvoir l'automatisation sans nécessiter d'expertise technique.

Leçon 2 • Identification du gaspillage et de l'inefficacité

Présente les catégories de gaspillage du Lean appliquées aux environnements de bureau et les outils d'analyse des causes racines. Permet au personnel de déterminer où le temps et les ressources sont perdus.

Leçon 3 • Cartographie et documentation des processus

Enseigne la création d'organigrammes, de diagrammes en couloirs et la rédaction de procédures opérationnelles standardisées. Des cartographies précises sont le point de départ de toute initiative d'amélioration.

Leçon 4 • Conception et test des améliorations de processus

Couvre la conception de solutions, les tests pilotes et l'évaluation de l'impact des changements pour les modifications de processus. Garantit que les améliorations sont validées avant le déploiement complet.