Dedika è una piattaforma per imparare facendo: preparare una proposta commerciale, diventare manicure o imparare a usare un nuovo strumento, per esempio. Qualunque sia il tuo obiettivo, i migliori contenuti sull’argomento esistono già. Il problema è che spesso sono in un’altra lingua, costano caro, sono sparsi in giro, non offrono esercizi pratici o fanno parte di corsi troppo lunghi per chi ha una vita frenetica. Per questo Dedika ha un metodo tutto suo: cerchiamo questi materiali ovunque si trovino, selezioniamo ciò che è utile per il tuo obiettivo, li rivediamo con il supporto di esperti sempre disponibili per chiarire dubbi e creiamo attività pratiche per farti imparare facendo. Tu sei la persona più importante nel tuo percorso e nessuno lo conosce meglio di te: scegli i contenuti e la durata del corso, se vuoi imparare online o offline e in quale formato. Può essere in video, testo, audio o riassunto. A modo tuo, solo con ciò che ha senso per te. Qui, ogni momento dedicato vale di più e arrivi più velocemente a ciò che conta davvero.

I nostri corsi includono un riassunto alla fine di ogni capitolo, dal quale puoi scaricare un PDF e stamparlo.

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Formazione sistemi di gestione documentale (DMS)

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Formazione sistemi di gestione documentale (DMS)

Per tutti i livelli

Formazione sistemi di gestione documentale (DMS)

4,5

Padroneggi ogni fase della gestione documentale, dall'acquisizione e classificazione alla conformità e all'automazione dei flussi di lavoro. Questo corso fornisce a responsabili della gestione documentale, controller documentali e amministratori di sistema le competenze pratiche per implementare e gestire un DMS con sicurezza. Smetta di perdere tempo con file disorganizzati e processi manuali: assuma oggi il controllo dei documenti della Sua organizzazione.

Dedika per aziende

Cosa imparerai:

Questo corso copre l'intero ambito delle operazioni di un sistema di gestione documentale, partendo dai concetti fondamentali del DMS e dalle tipologie di piattaforme, per poi approfondire la progettazione dei metadati, il controllo delle versioni, la sicurezza degli accessi e l'automazione dei flussi di lavoro. Imparerà ad acquisire e classificare i documenti in modo accurato, a configurare autorizzazioni basate sui ruoli e a realizzare flussi di lavoro di approvazione che riducono i passaggi manuali. Il corso affronta inoltre i framework di conformità, la pianificazione della conservazione, le firme digitali e l'integrazione con i sistemi ERP e CRM. Al termine, avrà le conoscenze per gestire un DMS in modo strategico e allinearlo ai requisiti normativi e operativi della Sua organizzazione.

Come studi in modo pratico Formazione sistemi di gestione documentale (DMS)

Come metti in pratica Formazione sistemi di gestione documentale (DMS)

Per te che sei un'azienda e vuoi formare il tuo team

Su Dedika per aziende, il corso include esercizi ed esempi personalizzati sul tuo business e secondo le esigenze della tua azienda.

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Contenuto del corso

8 Capitoli • 40 LezioniDurata tra 4 e 360 ore (decidi tu)

Capitolo 1Vedi dettagli

Introduzione ai Sistemi di Gestione Documentale

Lezione 1 • Terminologia e Concetti Fondamentali del DMS
Introduce il vocabolario utilizzato durante l'intero corso. Garantisce una comprensione coerente dei termini prima di iniziare le esercitazioni pratiche.
Lezione 2 • Cos'è un Sistema di Gestione Documentale
Definisce il DMS e lo distingue dalla semplice archiviazione di file. Stabilisce la base concettuale per tutti i capitoli successivi.
Lezione 3 • Ruoli e Stakeholder in un DMS
Mappa i ruoli utente tipici e le responsabilità amministrative all'interno di un DMS. Prepara i partecipanti a gestire l'accesso basato sui ruoli nei capitoli successivi.
Lezione 4 • Tipologie di Piattaforme DMS
Analizza le architetture DMS on-premise, cloud e ibride. Aiuta i partecipanti ad abbinare le tipologie di piattaforma ai contesti organizzativi.
Lezione 5 • Driver Aziendali per l'Adozione del DMS
Esamina i punti critici organizzativi che il DMS risolve. Collega le capacità del sistema a risultati aziendali misurabili.

Capitolo 2Vedi dettagli

Navigazione e Utilizzo dell'Interfaccia DMS

Lezione 1 • Accesso e Impostazioni Utente
Tratta i metodi di autenticazione e la configurazione del profilo personale. Fornisce ai partecipanti le basi per il punto di partenza di ogni sessione DMS.
Lezione 2 • Dashboard e Layout di Navigazione
Spiega le aree principali dell'interfaccia e gli schemi di navigazione. Riduce gli ostacoli quando i partecipanti esploreranno le funzionalità avanzate in seguito.
Lezione 3 • Visualizzazione e Annotazione dei Documenti
Dimostra gli strumenti di visualizzazione e markup dei documenti all'interno del sistema. Abilita la collaborazione senza scaricare file al di fuori del DMS.
Lezione 4 • Download, Stampa ed Esportazione
Tratta l'output controllato dei documenti dal sistema. Rafforza la consapevolezza della sicurezza riguardo alla distribuzione dei documenti.
Lezione 5 • Ricerca e Recupero dei Documenti
Insegna tecniche di ricerca di base e avanzate per localizzare rapidamente i documenti. Supporta direttamente la produttività quotidiana per tutti i ruoli utente.

Capitolo 3Vedi dettagli

Acquisizione e Inserimento dei Documenti

Lezione 1 • Inserimento dei Metadati Durante l'Acquisizione
Insegna l'assegnazione accurata dei metadati al momento dell'inserimento. Ha un impatto diretto sulla qualità della ricerca e sul reporting di conformità a valle.
Lezione 2 • Upload Manuale e Drag-and-Drop
Tratta il metodo di inserimento più semplice per singoli file. Stabilisce abitudini di upload che supportano la qualità dei metadati fin dall'inizio.
Lezione 3 • Controllo Qualità dell'Acquisizione
Stabilisce le fasi di revisione per garantire che i documenti acquisiti soddisfino gli standard di qualità. Previene errori a valle nel recupero e negli audit di conformità.
Lezione 4 • Acquisizione tramite Integrazione Email e Applicazioni
Mostra come i documenti arrivano tramite connettori email e app di terze parti. Prepara i partecipanti ai flussi di lavoro di inserimento automatico trattati in seguito.
Lezione 5 • Integrazione di Scansione e OCR
Spiega la digitalizzazione di documenti fisici e il riconoscimento ottico dei caratteri. Permette ai partecipanti di convertire i record cartacei in contenuti DMS ricercabili.

Capitolo 4Vedi dettagli

Metadati, Tassonomia e Classificazione

Lezione 1 • Qualità dei Metadati e Governance
Stabilisce processi per mantenere l'accuratezza dei metadati nel tempo. Collega la qualità della classificazione all'efficacia della ricerca e alla prontezza per l'audit.
Lezione 2 • Classificazione Automatica e Assegnazione di Tag AI
Introduce strumenti di classificazione automatica che riducono lo sforzo di assegnazione manuale dei tag. Si basa sulle competenze manuali sui metadati per mostrare come l'automazione le estenda.
Lezione 3 • Tipi di Documento e Modelli
Tratta la definizione dei tipi di documento con i profili di metadati associati. Standardizza il comportamento di acquisizione e recupero tra le categorie di documenti.
Lezione 4 • Principi di Progettazione dei Metadati
Spiega cosa sono i metadati, perché sono importanti e come progettare schemi utili. Fornisce le basi concettuali per tutto il lavoro di classificazione.
Lezione 5 • Costruzione di una Tassonomia Documentale
Guida i partecipanti attraverso la creazione di strutture di classificazione gerarchiche. Garantisce che i documenti siano organizzati in modo coerente in tutta l'organizzazione.

Capitolo 5Vedi dettagli

Controllo di Versione e Ciclo di Vita del Documento

Lezione 1 • Stati del Documento e Stati di Approvazione
Mappa le fasi del ciclo di vita del documento da bozza ad approvato a obsoleto. Permette ai partecipanti di applicare pratiche documentali controllate.
Lezione 2 • Reporting e Audit del Ciclo di Vita
Dimostra come generare report sull'attività delle versioni e sugli eventi del ciclo di vita. Supporta la verifica della conformità e il miglioramento dei processi.
Lezione 3 • Piani e Politiche di Conservazione
Insegna come configurare e applicare le regole di conservazione ai tipi di documento. Garantisce la conformità normativa e riduce l'archiviazione di documenti non necessari.
Lezione 4 • Scarto e Archiviazione
Tratta le azioni di fine vita tra cui eliminazione, archiviazione e trasferimento. Completa il quadro della gestione del ciclo di vita iniziato nelle sezioni precedenti.
Lezione 5 • Fondamenti del Controllo di Versione
Spiega il versionamento maggiore e minore, gli schemi di numerazione e la cronologia delle versioni. Previene la sovrascrittura e la perdita di stati precedenti del documento.

Capitolo 6Vedi dettagli

Controllo degli Accessi, Sicurezza e Permessi

Lezione 1 • Fondamenti del Controllo degli Accessi
Introduce i modelli di controllo degli accessi basati sui ruoli e sugli attributi. Fornisce il quadro di sicurezza applicato in tutto il capitolo.
Lezione 2 • Audit Trail e Monitoraggio della Sicurezza
Dimostra come esaminare i log di accesso e rilevare attività anomale. Supporta la risposta agli incidenti e i requisiti di audit normativo.
Lezione 3 • Configurazione di Ruoli Utente e Gruppi
Insegna la creazione e la gestione dei ruoli utente e delle appartenenze ai gruppi. Permette una gestione scalabile dei permessi su ampie popolazioni di utenti.
Lezione 4 • Permessi a Livello di Cartella e Documento
Tratta le impostazioni granulari dei permessi a livello di cartella e di singolo documento. Garantisce che i contenuti sensibili siano accessibili solo agli utenti autorizzati.
Lezione 5 • Crittografia e Protezione dei Dati
Spiega la crittografia a riposo e in transito all'interno del DMS. Collega i controlli tecnici agli obblighi organizzativi di protezione dei dati.

Capitolo 7Vedi dettagli

Automazione del Flusso di Lavoro e Collaborazione

Lezione 1 • Costruzione di Flussi di Lavoro di Approvazione
Guida i partecipanti nella configurazione di catene di approvazione documentale a più fasi. Riduce direttamente i processi di approvazione manuali basati su email.
Lezione 2 • Automazione di Notifiche e Promemoria
Tratta le notifiche automatiche via email e all'interno del sistema legate agli eventi del flusso di lavoro. Mantiene informati gli stakeholder senza follow-up manuali.
Lezione 3 • Revisione Collaborativa e Co-Authoring
Insegna le funzionalità di revisione simultanea e sequenziale dei documenti. Permette ai team di collaborare sui documenti senza conflitti di versione.
Lezione 4 • Monitoraggio e Ottimizzazione del Flusso di Lavoro
Mostra come tracciare le prestazioni del flusso di lavoro e identificare i colli di bottiglia. Chiude il cerchio tra progettazione del flusso di lavoro e miglioramento continuo.
Lezione 5 • Principi di Progettazione del Flusso di Lavoro
Introduce i concetti di flusso di lavoro, i trigger e le tecniche di mappatura dei processi. Stabilisce il pensiero progettuale necessario prima di costruire qualsiasi automazione.

Capitolo 8Vedi dettagli

Conformità, Governance e Gestione Strategica del DMS

Lezione 1 • Pianificazione Strategica e Roadmap di Sistema
Tratta la pianificazione a lungo termine del DMS, la scalabilità e l'evoluzione tecnologica. Prepara i partecipanti a guidare la strategia DMS oltre l'implementazione iniziale.
Lezione 2 • Gestione Documentale e Framework di Conformità
Mappa le capacità del DMS agli standard di gestione documentale e agli obblighi normativi. Permette ai partecipanti di configurare il sistema per una conformità pronta per l'audit.
Lezione 3 • Sviluppo e Applicazione delle Politiche
Guida la creazione di politiche di utilizzo del DMS e meccanismi di applicazione. Garantisce un comportamento coerente tra tutti gli utenti e i dipartimenti.
Lezione 4 • Metriche di Prestazione e KPI del DMS
Definisce gli indicatori chiave di prestazione per misurare l'efficacia del DMS. Permette decisioni basate sui dati per miglioramenti del sistema e allocazione delle risorse.
Lezione 5 • Gestione del Rischio nelle Operazioni Documentali
Identifica i rischi legati ai documenti e le strategie di mitigazione all'interno del DMS. Collega le decisioni operative alla tolleranza al rischio organizzativo.

Certificazione

Il tuo certificato valido di completamento

Questo corso è per te:

Responsabile della gestione documentale: necessita di un framework strutturato per governare i documenti tra i dipartimenti.
Controller documentale: desidera imporre la disciplina delle versioni e gestire le catene di approvazione in modo affidabile.
Amministratore IT: responsabile dell'implementazione e della protezione di un DMS per la propria organizzazione.
Responsabile d'ufficio o Coordinatore operativo: ha difficoltà con file sparsi e abitudini di archiviazione incoerenti.
Responsabile della conformità: deve allineare le pratiche documentali ai requisiti normativi e di audit.
Persona in cambiamento di carriera: sta entrando nel campo della gestione delle informazioni e necessita di un punto di partenza esaustivo.

Cosa dicono i nostri studenti

Le sue lezioni sono perfette. Ho acquistato il pacchetto annuale e finalmente ho l'opportunità di seguire diversi argomenti di mio interesse senza dover cambiare piattaforma... vi ringrazio per tutto quello che fate, vi ho già raccomandati ad altre persone...