Curso de Gestão Documental

Aula 1 • Terminologia e Conceitos Fundamentais de SGD

Introduz o vocabulário utilizado ao longo do curso. Garante uma compreensão consistente dos termos antes do início da prática.

Aula 2 • O Que É um Sistema de Gestão Documental

Define SGD e distingue-o do armazenamento básico de ficheiros. Estabelece a base conceptual para todos os capítulos seguintes.

Aula 3 • Funções e Partes Interessadas num SGD

Mapeia as funções típicas dos utilizadores e as responsabilidades administrativas num SGD. Prepara os formandos para navegar no acesso baseado em funções em capítulos posteriores.

Aula 4 • Tipos de Plataformas de SGD

Analisa as arquiteturas de SGD no local, na nuvem e híbridas. Ajuda os formandos a associar tipos de plataforma a contextos organizacionais.

Aula 1 • Iniciar Sessão e Definições do Utilizador

Abrange os métodos de autenticação e a configuração do perfil pessoal. Fundamenta os formandos no ponto de partida de cada sessão de SGD.

Aula 2 • Painel e Estrutura de Navegação

Explica as principais áreas da interface e os padrões de navegação. Reduz a fricção quando os formandos exploram funcionalidades avançadas mais tarde.

Aula 3 • Visualizar e Anotar Documentos

Demonstra as ferramentas de visualização e anotação de documentos no sistema. Permite a colaboração sem descarregar ficheiros fora do SGD.

Aula 4 • Descarregar, Imprimir e Exportar

Aborda a saída controlada de documentos do sistema. Reforça a consciencialização de segurança em torno da distribuição de documentos.

Aula 1 • Inserção de Metadados Durante a Captura

Ensina a etiquetagem precisa de metadados no momento da ingestão. Impacta diretamente a qualidade da pesquisa e o reporte de conformidade a jusante.

Aula 2 • Carregamento Manual e Arrastar e Largar

Abrange o método de ingestão mais simples para ficheiros individuais. Estabelece hábitos de carregamento que apoiam a qualidade dos metadados desde o início.

Aula 3 • Controlo de Qualidade da Captura

Estabelece etapas de revisão para garantir que os documentos ingeridos cumprem os padrões de qualidade. Previne erros a jusante na recuperação e nas auditorias de conformidade.

Aula 4 • Captura por Integração de Email e Aplicações

Mostra como os documentos chegam através de conectores de email e aplicações de terceiros. Prepara os formandos para fluxos de ingestão automatizados abordados mais tarde.

Aula 1 • Qualidade e Governação dos Metadados

Estabelece processos para manter a precisão dos metadados ao longo do tempo. Liga a qualidade da classificação à eficácia da pesquisa e à prontidão para auditoria.

Aula 2 • Classificação Automática e Etiquetagem com IA

Introduz ferramentas de classificação automatizada que reduzem o esforço manual de etiquetagem. Baseia-se nas competências manuais de metadados para mostrar como a automação as amplia.

Aula 3 • Tipos de Documento e Modelos

Abrange a definição de tipos de documento com perfis de metadados associados. Padroniza o comportamento de captura e recuperação entre categorias de documentos.

Aula 4 • Princípios de Conceção de Metadados

Explica o que são metadados, por que são importantes e como conceber esquemas úteis. Fornece a base conceptual para todo o trabalho de classificação.

Aula 1 • Estados do Documento e de Aprovação

Mapeia as fases do ciclo de vida do documento, do rascunho à aprovação e à obsolescência. Permite que os formandos imponham práticas de documentos controlados.

Aula 2 • Reporte e Auditoria do Ciclo de Vida

Demonstra como gerar relatórios sobre a atividade de versões e eventos do ciclo de vida. Apoia a verificação da conformidade e a melhoria de processos.

Aula 3 • Políticas e Prazos de Retenção

Ensina como configurar e aplicar regras de retenção a tipos de documento. Garante a conformidade regulamentar e reduz o armazenamento de registos desnecessários.

Aula 4 • Eliminação e Arquivamento

Abrange as ações de fim de vida, incluindo eliminação, arquivamento e transferência. Completa o panorama da gestão do ciclo de vida iniciado nas secções anteriores.

Aula 1 • Fundamentos do Controlo de Acesso

Introduz os modelos de controlo de acesso baseado em funções e atributos. Fornece o quadro de segurança aplicado ao longo deste capítulo.

Aula 2 • Trilhas de Auditoria e Monitorização de Segurança

Demonstra como rever registos de acesso e detetar atividade anómala. Apoia a resposta a incidentes e os requisitos de auditoria regulamentar.

Aula 3 • Configurar Funções e Grupos de Utilizadores

Ensina a criação e gestão de funções de utilizador e associações a grupos. Permite a gestão escalável de permissões em grandes populações de utilizadores.

Aula 4 • Permissões ao Nível da Pasta e do Documento

Abrange as definições granulares de permissões ao nível da pasta e do documento individual. Garante que o conteúdo sensível está acessível apenas aos utilizadores autorizados.

Aula 1 • Criação de Fluxos de Trabalho de Aprovação

Guia os formandos na configuração de cadeias de aprovação de documentos com múltiplas etapas. Reduz diretamente os processos de aprovação baseados em email manual.

Aula 2 • Automação de Notificações e Lembretes

Abrange as notificações automáticas por email e no sistema associadas a eventos do fluxo de trabalho. Mantém as partes interessadas informadas sem acompanhamento manual.

Aula 3 • Revisão Colaborativa e Coautoria

Ensina as funcionalidades de revisão simultânea e sequencial de documentos. Permite que as equipas colaborem em documentos sem conflitos de versões.

Aula 4 • Monitorização e Otimização de Fluxos de Trabalho

Mostra como acompanhar o desempenho do fluxo de trabalho e identificar gargalos. Fecha o ciclo entre a conceção do fluxo de trabalho e a melhoria contínua.

Aula 1 • Planeamento Estratégico e Roteiro do Sistema

Abrange o planeamento de SGD a longo prazo, a escalabilidade e a evolução tecnológica. Prepara os formandos para liderar a estratégia de SGD para além da implementação inicial.

Aula 2 • Gestão de Registos e Estruturas de Conformidade

Mapeia as capacidades do SGD para os padrões de gestão de registos e as obrigações regulamentares. Permite que os formandos configurem o sistema para uma conformidade pronta para auditoria.

Aula 3 • Desenvolvimento e Aplicação de Políticas

Guia a criação de políticas de uso do SGD e mecanismos de aplicação. Garante um comportamento consistente em todos os utilizadores e departamentos.

Aula 4 • Métricas de Desempenho e KPIs do SGD

Define indicadores-chave de desempenho para medir a eficácia do SGD. Permite decisões baseadas em dados sobre melhorias do sistema e alocação de recursos.