數位紀錄保存合規課程

第 1 課 • 何謂數位記錄

定義跨格式的數位記錄，並區分其與暫存資料的不同。為後續所有合規討論建立共通詞彙基礎。

第 2 課 • 合規的監管驅動因素

概述要求記錄保存標準的各類法規，包括隱私、金融、健康及特定行業法規。解釋為何不合規會帶來法律與營運風險。

第 3 課 • 合規中的角色與責任

識別利害關係人，包括記錄管理者、資訊科技部門、法務部門及最終使用者，並說明其職責。釐清學習者將在其中運作的當責架構。

第 1 課 • 維護與更新排程

涵蓋排程修訂的觸發因素，包括法規變更、業務重組及新記錄類型。建立一個審查週期以確保留程持續保持最新狀態。

第 2 課 • 建立保留期限排程

引導建構正式的保留期限排程文件，包含核准流程。將分類結果與可執行的組織政策連結起來。

第 3 課 • 保留期限判定

說明法規、營運及歷史價值如何驅動保留決策。學習者應用決策矩陣為範例記錄類型指派保留期限。

第 1 課 • 合規的儲存架構

比較地端、雲端及混合式儲存模型在合規要求方面的差異。建立後續實作練習中使用的選取標準。

第 2 課 • 實體與環境安全

將安全範圍延伸至資料中心、工作站及可移除媒體。透過處理非數位攻擊表面來完善安全圖像。

第 3 課 • 加密與資料保護

涵蓋靜態與傳輸中資料加密、金鑰管理及令牌化。將加密定位為敏感性記錄合規的強制性層級。

第 4 課 • 使用者驗證與身分管理

探討多因素驗證、單一登入及身分生命週期管理。確保只有經過驗證的身分才能存取合規記錄系統。

第 1 課 • 自動化完整性驗證

介紹雜湊、檢查碼及數位簽章作為自動化完整性工具。將技術管控與先前定義的可信賴屬性連結起來。

第 2 課 • 記錄完整性原則

定義真實性、可靠性、完整性及可用性，作為可信賴記錄的四項屬性。建立後續所有管控措施必須達到的品質標準。

第 3 課 • 設計有效的稽核日誌

指定應記錄的事件、所需的資料欄位及日誌儲存要求。學習者草擬一份符合法規期望的日誌規格。

第 1 課 • 違規偵測與通知

涵蓋與記錄相關的資料違規偵測及強制性通知時程。讓學習者準備好執行違規應變計畫。

第 2 課 • 記錄中的個人資料

識別嵌於組織記錄中的個人資料類別及其法規影響。在分類技能基礎上增加隱私面向。

第 3 課 • 資料主體權利管理

在記錄系統中實際落實存取、更正、刪除及可攜帶性等權利。要求學習者設計一個權利請求工作流程。

第 4 課 • 記錄系統中的隱私設計原則

在系統設計階段即嵌入隱私管控，而非事後補救。學習者根據隱私設計標準評估一個記錄系統設計。

第 1 課 • 管理與解除法定保留

涵蓋保留維護、保管人提醒及正式解除流程。防止過早銷毀，並確保可辯護的保留管理。

第 2 課 • 歸檔移轉與長期保存

探討格式遷移、元資料保存及移轉至歸檔儲存庫。確保記錄在長時間內仍可存取且保持真實。

第 3 課 • 合規的記錄銷毀方法

比較安全刪除、消磁、實體破壞及認證銷毀服務。根據記錄敏感性與媒體類型配對銷毀方法。

第 4 課 • 法定保留基礎

解釋在預期即將發生訴訟或調查時，暫停正常處置的法律依據。在學習者實際執行前，先建立保留流程。

第 1 課 • 合規配置

引導在電子記錄管理系統內配置保留規則、存取管控及稽核日誌。將先前章節的政策決策轉化為系統設定。

第 2 課 • 系統選取與評估

應用結構化的評估架構，涵蓋功能、安全性、可擴展性及供應商合規認證。學習者根據加權標準為範例系統評分。

第 3 課 • 電子記錄管理系統核心功能

將電子記錄管理系統的基本功能，包括擷取、分類、搜尋及處置，對應至合規義務。為學習者提供系統評估的功能基準。

第 4 課 • 遷移與資料接收

涵蓋規劃與執行將舊有記錄遷移至新的電子記錄管理系統，同時不喪失完整性或元資料。探討常見的遷移失敗點。

第 1 課 • 建立持續改善方案

將稽核結果融入一個使用指標、標竿管理及成熟度模型的循環改善週期。將合規定位為一種持續的組織能力。

第 2 課 • 矯正行動與後續追蹤

制定具有負責人、時程及驗證步驟的矯正行動計畫。閉合稽核迴圈，並防止已識別差距再次發生。

第 3 課 • 稽核執行技巧

應用訪談、觀察、抽樣及文件審查技巧來蒐集稽核證據。學習者在模擬環境中練習證據蒐集。

第 4 課 • 發現分類與報告

按嚴重程度分類稽核發現、指派根本原因，並建構正式的稽核報告。讓學習者準備好向管理階層及監管機構溝通結果。